E-Mail-Vorlagen
Diese Vorlagen sind dafür konzipiert, während der Rollout-Phase in einer Abfolge versendet zu werden. Passen Sie die Platzhalter [PASSWORK_URL], [COMPANY_NAME], [SUPPORT_EMAIL], [SENDER_NAME] vor dem Versand an.
Versenden Sie nach der Einladung alle 2–3 Tage eine E-Mail, um die Benutzer nicht zu überfordern. Den empfohlenen Versandzeitplan finden Sie unter Phase 4: Kommunikation und Aktivierung.
E-Mail 1 — Willkommen bei Passwork
Wann senden: am selben Tag wie die Einladungs-E-Mail
Zielgruppe: alle neu eingeladenen Benutzer
Betreff: Willkommen bei Passwork — Ihr Account ist bereit
Hallo [FIRST_NAME],
[COMPANY_NAME] führt Passwork ein, unseren neuen Passwort-Manager für Unternehmen.
Mit Passwork können Sie Anmeldedaten sicher speichern, teilen und darauf zugreifen – von jedem Gerät,
über die Browser-Erweiterung, die mobile App oder die Weboberfläche.
Die ersten Schritte dauern etwa 15 Minuten. Das sollten Sie zuerst tun:
1. Nehmen Sie Ihre Einladung an
Öffnen Sie die Einladungs-E-Mail, die Sie von Passwork erhalten haben, und klicken Sie auf „Einladung annehmen".
Falls Sie sie nicht erhalten haben, prüfen Sie Ihren Spam-Ordner oder kontaktieren Sie [SUPPORT_EMAIL].
2. Melden Sie sich an
Gehen Sie zu [PASSWORK_URL] und melden Sie sich mit Ihren [Unternehmens-Anmeldedaten / Ihrem neuen
Passwork-Passwort] an.
3. Installieren Sie die Browser-Erweiterung
Installieren Sie die Passwork-Erweiterung für Ihren Browser, um Autofill und schnellen Zugriff
auf Ihre Passwörter zu erhalten. Laden Sie sie aus dem Erweiterungs-Store Ihres Browsers herunter und verbinden Sie sie
mit [PASSWORK_URL].
Chrome: https://chrome.google.com/webstore/detail/passwork-self-hosted/ibiipnmmlnehmeonnhbdajcfagcgihkl
Firefox: https://addons.mozilla.org/en-US/firefox/addon/passwork-self-hosted/
Edge: https://microsoftedge.microsoft.com/addons/detail/passwork-selfhosted/nakajpankdpmmaaljmdjmbnnicaolcpc
Safari: https://apps.apple.com/app/passwork-extension/id1584570476
Fragen? Antworten Sie auf diese E-Mail oder kontaktieren Sie [SUPPORT_EMAIL].
[SENDER_NAME]
IT-Team von [COMPANY_NAME]
E-Mail 2 — Sichern Sie Ihren Account mit 2FA
Wann senden: 2 Tage nach der Einladung
Zielgruppe: alle Benutzer, die ihren Account aktiviert haben
Betreff: Aktion erforderlich: Richten Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung in Passwork ein
Hallo [FIRST_NAME],
Um Ihren Passwork-Account und die Anmeldedaten Ihres Teams zu schützen, richten Sie bitte
die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) ein. Das dauert etwa 3 Minuten.
Warum das wichtig ist:
2FA bedeutet, dass niemand ohne den zweiten Verifizierungsschritt auf Ihren Account zugreifen kann –
selbst dann nicht, wenn Ihr Passwort einmal offengelegt werden sollte.
So richten Sie sie ein:
1. Melden Sie sich bei Passwork unter [PASSWORK_URL] an
2. Klicken Sie auf Ihr Profilsymbol (obere rechte Ecke) → Account-Einstellungen → Authentifizierung
3. Klicken Sie im Bereich „Zwei-Faktor-Authentifizierung" auf Verbinden
4. Wählen Sie Ihre bevorzugte Methode:
- Passwork 2FA-App (empfohlen für die Freigabe mit einem Tippen)
- Google Authenticator oder Microsoft Authenticator (TOTP)
- Physischer Sicherheitsschlüssel (YubiKey oder ähnlich)
5. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um den QR-Code zu scannen und zu bestätigen
[WENN DIE CLIENTSEITIGE VERSCHLÜSSELUNG AKTIVIERT IST]
Zur Erinnerung: Ihr Masterpasswort schützt Ihre verschlüsselten Anmeldedaten.
Es kann von IT-Mitarbeitern nicht wiederhergestellt werden. Bewahren Sie es notiert an einem sicheren physischen Ort auf.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: [PASSWORK_URL]/tech-guides/security-setup/
(oder teilen Sie einen direkten Link zu Ihrer internen Dokumentation)
Fragen? Kontaktieren Sie [SUPPORT_EMAIL].
[SENDER_NAME]
IT-Team von [COMPANY_NAME]
E-Mail 3 — Holen Sie täglich mehr aus Passwork heraus
Wann senden: 5 Tage nach der Einladung (für aktivierte Benutzer)
Zielgruppe: Benutzer, die sich aktiviert und 2FA eingerichtet haben
Betreff: Zwei Funktionen, die Ihnen in Passwork Zeit sparen
Hallo [FIRST_NAME],
Jetzt, da Ihr Account eingerichtet ist, finden Sie hier zwei Funktionen für den täglichen Gebrauch.
1. Autofill – anmelden ohne Tippen
Wenn Sie eine Website besuchen, erkennt die Passwork-Browser-Erweiterung passende Anmeldedaten
und füllt das Anmeldeformular für Sie aus. Klicken Sie einfach auf das Erweiterungssymbol und wählen Sie den
passenden Eintrag aus. Kein Kopieren und Einfügen mehr.
Probieren Sie es jetzt aus: Öffnen Sie eine beliebige Website, für die Sie ein gespeichertes Passwort haben, und klicken Sie auf das
Passwork-Erweiterungssymbol in der Symbolleiste Ihres Browsers.
2. Passwort-Generator – verwenden Sie nie wieder ein schwaches Passwort
Wenn Sie irgendwo einen neuen Account erstellen, verwenden Sie den integrierten Generator von Passwork, anstatt
sich selbst ein Passwort auszudenken.
In der Browser-Erweiterung: Klicken Sie auf den Tab „Generator".
In der Web-App: Klicken Sie beim Hinzufügen eines neuen Eintrags auf das Symbol „Generieren" neben dem
Passwort-Feld.
Empfohlene Einstellungen: 16+ Zeichen, Groß- + Kleinbuchstaben + Ziffern + Symbole.
Tipps:
- Verwenden Sie die Suchleiste (linkes Panel), um sofort jedes Passwort in allen Ihren Tresoren zu finden.
- Klicken Sie auf den Farb-Tag eines Passworts, um es für eine schnelle visuelle Erfassung zu kennzeichnen.
- Die mobile App (iOS / Android) bietet Ihnen unterwegs vollständigen Zugriff auf Ihre Tresore.
iOS: https://apps.apple.com/app/passwork-self-hosted/id1086696282
Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.passwork.android
Fragen? Kontaktieren Sie [SUPPORT_EMAIL].
[SENDER_NAME]
IT-Team von [COMPANY_NAME]
E-Mail 4 — Zusammenarbeit mit Ihrem Team in Passwork
Wann senden: 10 Tage nach der Einladung (für aktivierte Benutzer)
Zielgruppe: Benutzer, die ihren Account aktiviert haben
Betreff: Passwork-Tipp: So arbeiten Sie mit Team-Passwörtern
Hallo [FIRST_NAME],
Hier erfahren Sie, wie Sie Passwork für die Zusammenarbeit im Team nutzen.
Team-Passwörter finden
Die gemeinsam genutzten Passwörter Ihrer Abteilung befinden sich in den Unternehmenstresoren im linken Panel.
Suchen Sie nach dem Tresor mit dem Namen [VAULT_NAME] – das ist der Ihres Teams.
Wenn Sie einen Tresor, auf den Sie Zugriff haben sollten, nicht finden, kontaktieren Sie Ihren Vorgesetzten.
Ein Passwort teilen
Müssen Sie einem Kollegen Anmeldedaten senden?
Öffnen Sie das Passwort, klicken Sie auf Teilen → An Benutzer senden, suchen Sie den Kollegen und wählen Sie dessen
Zugangslevel (Nur Lesen ist die Standardeinstellung – ändern Sie es nur, wenn er es bearbeiten muss).
Der Empfänger erhält das Passwort in seinem Passwork-Posteingang.
Mit jemandem außerhalb von Passwork teilen
Gehen Sie zum Passwort und klicken Sie auf Teilen → Link erstellen.
Wählen Sie für sensible Anmeldedaten „Einmalig verwendbar" und eine kurze Ablaufzeit (1 Stunde).
Kopieren Sie den Link und senden Sie ihn über Ihren üblichen sicheren Kanal.
Denken Sie daran: Geteilte Links erfordern keine Authentifizierung. Behandeln Sie sie wie ein Passwort.
Neue Anmeldedaten für das Team speichern
Wenn Sie einen neuen Account für ein Tool einrichten, das das Team verwendet, speichern Sie ihn direkt im Team-Tresor
– nicht in Ihrem privaten Tresor. So bleibt er für alle zugänglich, die ihn benötigen,
und verhindert, dass Sie zu einem einzelnen Ausfallpunkt werden.
Vollständige Dokumentation: [PASSWORK_URL]/tech-guides/onboarding
Fragen zum Zugriff oder dazu, welchen Tresor Sie verwenden sollen? Kontaktieren Sie Ihren Abteilungsleiter.
Fragen zum Tool? Kontaktieren Sie [SUPPORT_EMAIL].
[SENDER_NAME]
IT-Team von [COMPANY_NAME]
Hinweise zur Anpassung
- Ersetzen Sie
[PASSWORK_URL]im gesamten Text durch die Passwork-URL Ihrer Organisation - Ersetzen Sie
[COMPANY_NAME]durch den Namen Ihrer Organisation - Ersetzen Sie
[SUPPORT_EMAIL]durch die E-Mail Ihres Help Desks oder den Link zu Ihrem Slack-Kanal - Fügen Sie in E-Mail 2 den Hinweis zum Masterpasswort nur ein, wenn die clientseitige Verschlüsselung auf Ihrer Instanz aktiviert ist
- Ersetzen Sie in E-Mail 4
[VAULT_NAME]durch den tatsächlichen Namen des Abteilungstresors oder entfernen Sie die spezifische Referenz und halten Sie sie allgemein - Passen Sie den Ton an den Kommunikationsstil Ihrer Organisation an – die Vorlagen sind bewusst neutral und professionell gehalten