Stadt Pegnitz: Dateikonflikte mit Passwork lösen

Pegnitz ist eine Industriestadt am Tor zur Fränkischen Schweiz: kompakt, wirtschaftlich stark und kulturell eigenständig. Hier leben etwa 13.600 Menschen, im Landkreis Bayreuth und in der Metropolregion Nürnberg, wo Pegnitz als wirtschaftliches Zentrum des südlichen Landkreises fungiert. Die Geschichte der Stadt reicht bis zu den früheren Bergwerken und der Pegnitzhütte zurück. Heute bilden Maschinenbau und Metallverarbeitung neben der Textilindustrie die wirtschaftliche Grundlage der Stadt.

Auch das bürgerschaftliche Leben prägt den Charakter der Stadt. Pegnitz veranstaltet Sommerkonzerte und saisonale Feste, doch das Gregori-Fest nimmt eine Sonderstellung ein: ein Kinderfest mit tausendjähriger Tradition, das in Bayern als immaterielles Kulturerbe geführt wird. Die Pegnitz-2030-Strategie der Gemeinde erweitert diesen bürgerschaftlichen Fokus auf die Wirtschafts- und Infrastrukturplanung, einschließlich Arbeitsplatzförderung, Innenstadtentwicklung und Energiewende.

Dieses Wachstum erreichte auch die IT der eigenen Verwaltung. Unter der gestiegenen Arbeitslast kam das dateibasierte System des Teams zur Zugriffsverwaltung nicht mehr hinterher, und man suchte nach einer selbst gehosteten Alternative für mehrere gleichzeitig arbeitende Administratoren.

Unternehmen: Stadt Pegnitz
Standort: Bayern, Deutschland
Branche: Stadtverwaltung
Unternehmensgröße: 160+ Mitarbeiter

Die Herausforderung: Dateibasierte Synchronisationskonflikte bremsten ein kleines IT-Team aus

Die IT-Infrastruktur der Stadt Pegnitz wird von der IT-Abteilung der Verwaltung betreut. Vor dem Wechsel zu Passwork nutzte das Team einen dateibasierten Open-Source-Passworttresor, um Zugangsdaten für die Server, Netzwerk-Switches und Firewalls der Kommune zu speichern. Das Tool funktionierte gut als persönlicher Tresor, war aber nicht für den gleichzeitigen Zugriff mehrerer Benutzer ausgelegt – diese Einschränkung zeigte sich täglich.

Ein kleines Team, das ein gesamtes kommunales Netzwerk betreut, hat wenig Spielraum für Tools, die zusätzlichen Koordinationsaufwand verursachen. Diese Reibung veranlasste Pegnitz, nach einer Alternative zu suchen.

Die einzelne Datenbankdatei konnte nicht von mehr als einem Administrator gleichzeitig geöffnet werden, ohne einen Merge-Konflikt zu riskieren. In der Praxis bedeutete das, dass ein Administrator einen anderen fragte: „Ist gerade jemand im Tresor?", bevor er eine Änderung vornahm, um zu vermeiden, dass die Aktualisierung eines Kollegen überschrieben wird.

Die alte Lösung führte zu mehreren sich verstärkenden Problemen:

Jede Änderung erforderte eine mündliche Abstimmung, um das Überschreiben der Änderungen eines Kollegen zu vermeiden
Veraltete Datenbankkopien konnten im Umlauf bleiben, wenn jemand vergaß, die neueste Version weiterzugeben
Ohne rollenbasiertes Berechtigungsmodell war eine granulare Zugriffskontrolle nicht möglich

Jeder dateibasierte Tresor, der manuell oder über ein gemeinsames Netzlaufwerk synchronisiert wird, stößt an dieselben Grenzen, sobald mehr als eine Person Schreibzugriff benötigt. Ein Tool, das für einen einzelnen Administrator gut funktioniert, wird zum Koordinationsproblem, sobald eine zweite Person hinzukommt.

Die Lösung: Passwork erfüllte die Anforderungen von Pegnitz ohne Enterprise-Mehraufwand

Pegnitz benötigte eine zentrale, verlässliche Quelle für Infrastruktur-Zugangsdaten, ohne dateibasierte Synchronisation und ohne den Mehraufwand einer Enterprise-Lösung.

„Als kompaktes IT-Team brauchen wir Tools, die unsere Arbeit erleichtern, statt zusätzlichen Verwaltungsaufwand zu schaffen. Mit Passwork ist unsere tägliche Infrastrukturarbeit sicherer und deutlich schneller geworden." — Stadt Pegnitz IT team

Die Suche, die über IT-Foren und Open-Source-Communities erfolgte, konzentrierte sich auf vier Anforderungen, die die Oberfläche und das Bereitstellungsmodell von Passwork direkt erfüllten:

Selbst gehostetes On-Premise-Deployment, um die Zugangsdaten unter der Kontrolle der Kommune zu behalten
Clientseitige Verschlüsselung, sodass Daten den Server nie unverschlüsselt erreichen
Mehrbenutzerzugriff ohne Dateisperren
Ein angemessenes Preis-Leistungs-Verhältnis, da das Team keine Enterprise-Funktionen bezahlen wollte, die es nicht nutzen würde

Die Oberfläche von Passwork, die auf den tatsächlichen Workflow von Administratoren ausgerichtet ist und nicht auf einen für Teams nachgerüsteten Consumer-Tresor, war der Hauptgrund, warum sie sich bei der Evaluierung abhob.

Deployment und Migration: Ein schneller Rollout ohne Datenverlust

Zwei Faktoren machten die Evaluierung für Pegnitz schnell:

Docker-basiertes Deployment, mit dem das Team den vollständigen Funktionsumfang ohne aufwendigen Einrichtungsprozess testen konnte
Eine verlustfreie Migration aus dem bestehenden Tresor des Teams

Zusammen adressierten diese beiden Faktoren die größten Risiken bei jedem Wechsel des Passwortmanagers: längere Ausfallzeiten während des Rollouts und Datenverlust während des Umzugs.

Die Migration aus dem vorherigen dateibasierten Tresor verlief über die integrierte Importfunktion von Passwork reibungslos und übertrug Jahre an angesammelten Zugangsdaten ohne Verlust.

Ergebnisse: Schnellerer Arbeitsalltag, kein Koordinationsaufwand

Passwork hat den Koordinationsschritt überflüssig gemacht, der früher jeder Passwortänderung in Pegnitz vorausging. Änderungen werden jetzt in Echtzeit mit dem gesamten Team synchronisiert, sodass das Gespräch „Ist gerade jemand im Tresor?" entfällt. Die Browser-Erweiterung verkürzte die Zeit für routinemäßige Anmeldungen, und die zentrale Rotation der Zugangsdaten ersetzte den alten manuellen Prozess, bei dem lokale Kopien einzeln aktualisiert werden mussten.

Der Sicherheitsgewinn entsprach dem Produktivitätsgewinn. Da Zugangsdaten zentralisiert und rollenbasiert verwaltet werden, muss das IT-Team nicht mehr ermitteln, welche lokale Tresorkopie aktuell ist, bevor es ein Passwort auf einem Server oder einer Firewall rotiert.

Fazit

Das IT-Team von Pegnitz hatte mit Merge-Konflikten und ständiger mündlicher Abstimmung zu kämpfen, sobald mehr als ein Administrator den gemeinsamen Zugangsdaten-Tresor bearbeiten musste. Gelöst wurde dies durch den Wechsel zu Passwork, einem zentralisierten, selbst gehosteten Tresor mit Echtzeit-Mehrbenutzerzugriff und rollenbasierten Berechtigungen.

Dadurch hat das Team Konflikte durch Dateisperren vollständig beseitigt und den Zeitaufwand für die Verwaltung routinemäßiger Änderungen an Zugangsdaten reduziert.

„Das Wichtigste ist: Wir müssen nicht mehr prüfen, ob jemand anderes gerade im Tresor arbeitet, bevor wir eine Änderung vornehmen. Wir können parallel arbeiten, ohne Konflikte. Für uns ist Passwork die ideale selbst gehostete Lösung." — Stadt Pegnitz IT team