La ciudad de Melle, un municipio en Baja Sajonia con más de 48.000 residentes, es reconocida por su enfoque moderno en la administración municipal y los servicios al ciudadano. El gobierno local gestiona una amplia gama de responsabilidades: desarrollo urbano, educación, atención social, protección medioambiental, iniciativas culturales, infraestructura municipal y apoyo económico a la región.
En los últimos años, Melle ha invertido considerablemente en la transformación digital, introduciendo servicios en línea para los ciudadanos, modernizando los flujos de trabajo administrativos internos y mejorando la base tecnológica que respalda las operaciones municipales diarias. La administración es conocida por su compromiso con la transparencia, la eficiencia y la calidad del servicio — recibiendo regularmente reconocimiento positivo de los residentes por sus servicios municipales bien organizados y su gobernanza proactiva y orientada a soluciones.
Como institución municipal, la administración está comprometida a mantener los más altos estándares de protección de datos e integridad operativa. El equipo de TI de la ciudad busca continuamente implementar tecnologías modernas que optimicen los flujos de trabajo, mejoren la seguridad y apoyen a sus empleados en sus tareas diarias. Este compromiso los llevó a reevaluar su enfoque de gestión de contraseñas, buscando una solución que cumpliera con sus requisitos de seguridad y que a la vez fuera fácil de usar para los empleados.
Ubicación: Baja Sajonia, Alemania
Sector: Administración municipal
Tamaño de la empresa: Más de 450 empleados
Desafío: Gestión unificada de contraseñas sin riesgos de seguridad
La administración municipal de Melle reconoció la necesidad de mejorar la seguridad de las credenciales en los flujos de trabajo de los empleados. Los diferentes departamentos dependían de diversas soluciones de gestión de contraseñas, y la mayoría utilizaba la integrada en Microsoft Edge. Esto resultó en sistemas aislados con supervisión central limitada, sin visibilidad de las acciones de los usuarios y estándares de seguridad inconsistentes en toda la organización.
Más allá de la seguridad, el equipo de TI quería simplificar la gestión de contraseñas para los empleados. La administración municipal emplea a personas con diferentes niveles de competencia técnica, por lo que la facilidad de uso era tan importante como la protección.
«Eso era especialmente importante para nosotros, para no tener una contraseña adicional, otra barrera para las personas. Realmente solo su contraseña de Windows y luego el PIN para la extensión del navegador al final del día.» — Andre Kahlen, administrador de sistemas
Esto significaba encontrar una solución con soporte LDAP — que permitiera a los usuarios autenticarse con sus credenciales de Windows existentes y eliminara una barrera adicional para la adopción. Esto llevó al equipo de TI a tomar la decisión estratégica de evaluar e introducir una solución de gestión de contraseñas empresarial y gestionada de forma centralizada.
El objetivo principal era encontrar una plataforma que combinara tres requisitos fundamentales:
- Seguridad: alta seguridad que se alinee con las estrictas regulaciones de protección de datos y las políticas de seguridad internas.
- Usabilidad: facilidad de uso excepcional con integración perfecta en la infraestructura de TI existente.
- Control: administración centralizada y sencilla que mantenga los datos accesibles mientras proporciona soporte técnico rápido.
La ciudad de Melle requería un servicio que pudiera unificar los flujos de trabajo en todos los departamentos, establecer una gestión de acceso transparente y garantizar el almacenamiento seguro de contraseñas.
Solución: Construir una infraestructura resiliente
Para seleccionar un gestor de contraseñas, el equipo de TI realizó un análisis exhaustivo de las soluciones disponibles en el mercado. Tras una cuidadosa consideración, eligieron Passwork por sus funciones de seguridad, control granular e interfaz fácil de usar — todo lo cual coincidía estrechamente con sus criterios.
La capacidad de Passwork para proporcionar control centralizado mientras ofrece un espacio seguro para los usuarios fue beneficiosa para el equipo de TI. La estructura de bóvedas también se consideró un factor decisivo.
«Queremos mantener el control, ya que asignamos a muchas personas, especialmente aquellas fuera de TI, para que gestionen contraseñas. Una de las ventajas de Passwork es la gestión centralizada.»
Este nivel de control era esencial para el municipio, ya que los administradores manejan una gran cantidad de datos sensibles y requieren protección que prevenga eficazmente el acceso no autorizado a información confidencial.
El equipo probó con éxito todas las funciones declaradas y analizó la seguridad a nivel de base de datos. La decisión se basó en una fase de pruebas intensiva de tres a cuatro meses que involucró a unos ocho miembros del departamento de TI. Todo el proceso de implementación de Passwork, desde la selección inicial hasta la implementación final, tomó más de un año.
Integración técnica
La integración LDAP fue esencial para minimizar la fricción del usuario. Después de las pruebas, la administración municipal desplegó Passwork dentro de su infraestructura con la siguiente configuración:
- Integración LDAP para gestión centralizada de usuarios basada en Active Directory
- La solución autoalojada con una instancia adicional para empleados con requisitos de seguridad elevados en un segmento de red aislado
- Copias de seguridad basadas en snapshots y clásicas para garantizar que los datos puedan restaurarse rápidamente en caso de incidente
«Configuramos la integración LDAP para gestionar de forma centralizada las cuentas de usuario y los permisos, lo cual era muy importante. Decidimos dividir las soluciones en varias instancias. El acceso está muy restringido de esta manera.»
Tras la implementación exitosa, el equipo de TI necesitaba estructurar el trabajo de los empleados en el nuevo sistema.
Organización del trabajo con datos en Passwork
El objetivo era construir un sistema equilibrado y flexible que combinara el control con la libertad de un espacio de información personal para los empleados. El equipo de TI estableció una estructura de gobernanza clara:
- Administración centralizada — los administradores de TI otorgaron automáticamente acceso a todas las bóvedas para mantener el control
- Formación personalizada sobre procedimientos seguros de exportación e importación de contraseñas para garantizar una migración de datos segura
- Sesiones de incorporación para cada usuario durante la configuración para generar confianza y asegurar una adopción fluida
- Directrices claras sobre qué información pertenece a las bóvedas organizacionales compartidas y a las bóvedas personales
Con Passwork, los usuarios ganaron la flexibilidad de crear y organizar bóvedas según los requisitos de su flujo de trabajo.
Incorporación de usuarios
Durante el despliegue, el equipo de TI descubrió que las sesiones de formación centralizadas eran ineficaces — muchos empleados encontraban difícil absorber toda la información de una vez. Se eligió un nuevo método en su lugar: un enfoque personalizado destinado a animar a los usuarios a aceptar el producto, usar contraseñas fuertes y generadas, compartir credenciales de forma segura y aprender a usar Passwork eficazmente.
«La adopción de Passwork está siendo muy buena: los empleados se están adaptando fácilmente a las nuevas funciones. Hay una sesión informativa personal para cada usuario que configuramos. Esto también cubre los requisitos de seguridad y guía sobre cómo utilizar la herramienta de manera efectiva. Los empleados ya están organizando su espacio para adaptarlo a su estructura, pensando en cómo diseñar las bóvedas.»
El personal siempre tiene acceso a las instrucciones de usuario, y el departamento de TI proporciona soporte continuo para resolver cualquier pregunta que surja.
Resultado: Seguridad y eficiencia en los flujos de trabajo
Después de más de un año en uso, la ciudad de Melle sigue muy satisfecha con Passwork. La solución es utilizada activamente por los empleados de oficina hoy en día. Los siguientes puntos se destacaron como particularmente positivos.
Espacio seguro unificado para el almacenamiento de datos
El municipio ha abandonado las soluciones basadas en navegador: todas las contraseñas ahora se almacenan en un sistema seguro con cifrado multinivel. El acceso a ellas está estrictamente controlado y registrado — esto ayuda a prevenir filtraciones y permite la investigación de incidentes si es necesario.
Aceptación positiva de los usuarios
Muchos empleados han adoptado la herramienta y están pensando proactivamente en cómo estructurar las bóvedas organizacionales.
Soporte al cliente fiable
El equipo de soporte de Passwork desempeñó un papel importante en la implementación exitosa y la actualización de la versión 6 a la recientemente lanzada Passwork 7.
«El soporte al cliente ha sido excelente hasta ahora con sus respuestas rápidas. Siempre tengo respuestas a mis preguntas, siempre con los scripts correctos incluidos o la sintaxis correcta que necesitaba introducir, todo ya preparado. Perfecto.»
La ciudad de Melle planea continuar desplegando Passwork hasta que todos los usuarios estén incorporados con éxito. El equipo de TI ha comenzado a recopilar sistemáticamente solicitudes de funciones para perfeccionar el sistema y satisfacer los requisitos específicos de la infraestructura de TI de la administración municipal y asegurar que se alinee con sus necesidades operativas.
Conclusión
Passwork ha mejorado la seguridad interna en la ciudad de Melle al crear un sistema fiable para la gestión de contraseñas. A través de una evaluación cuidadosa y una estrategia de implementación centrada en la seguridad, el despliegue se realizó sin problemas. Un enfoque de incorporación personalizado impulsó una alta adopción por parte de los usuarios, mientras que la fiabilidad de la plataforma y el soporte técnico receptivo consolidaron su posición como herramienta esencial en las operaciones administrativas diarias.
Eirik Salmi
Eirik Salmi
Eirik Salmi
Tabla de contenidos
Tabla de contenidos
Un gestor de contraseñas autohospedado para su empresa
Passwork ofrece la ventaja de un trabajo en equipo eficaz con contraseñas corporativas en un entorno totalmente seguro
Más información