Passwork 7.1: Tipos de bóvedas

Tipos de bóvedas

Passwork 7.1 introduce una arquitectura robusta de tipos de bóvedas, proporcionando control de acceso de nivel empresarial para una seguridad y gestión mejoradas. Los tipos de bóvedas abordan un desafío clave para los administradores: controlar el acceso a los datos y delegar la gestión de bóvedas en organizaciones grandes. Anteriormente, la elección se limitaba a dos tipos. Ahora, puede crear tipos de bóvedas personalizados adaptados a cualquier tarea o estructura organizativa.

Para cada departamento o proyecto, puede crear un tipo de bóveda dedicado, asignar administradores específicos, elegir los permisos del creador y definir quién puede crear bóvedas de este tipo.

Por ejemplo, puede crear bóvedas separadas para el departamento de TI, finanzas, recursos humanos o equipos de proyectos temporales. Los administradores asignados a un tipo de bóveda específico se añadirán automáticamente a todas las nuevas bóvedas de este tipo, asegurando un control y transparencia constantes.

Qué son los tipos de bóvedas

Los tipos de bóvedas permiten a los administradores establecer plantillas de bóvedas con configuraciones de gestión de acceso predefinidas. Para cada tipo de bóveda, puede designar administradores específicos, configurar los permisos del creador de la bóveda y establecer reglas o restricciones para crear nuevas bóvedas.

Puede organizar las bóvedas por departamento, proyecto o nivel de acceso, asegurando que los permisos se asignen con precisión

Cuando se crea una bóveda, los administradores especificados en la configuración del tipo de bóveda reciben acceso automáticamente. Estos administradores no pueden ser eliminados ni degradados, asegurando que el personal clave — como jefes de departamento o administradores de TI — siempre mantenga el control sobre los datos críticos.

Tipos de bóvedas básicos

Passwork tiene dos tipos de bóvedas básicos: Bóvedas de usuario y Bóvedas de empresa — no pueden eliminarse ni renombrarse:

Bóvedas de usuario: Por defecto, estas solo son accesibles para sus creadores y se categorizan como privadas o compartidas. Una bóveda privada se convierte en compartida cuando el propietario de esta bóveda otorga acceso a otros usuarios.
Bóvedas de empresa: Estas bóvedas están disponibles tanto para el creador como para los administradores corporativos, quienes reciben acceso automáticamente. Los administradores corporativos no pueden ser eliminados ni degradados, asegurando una supervisión y control continuos.

Además de los tipos básicos, puede crear tipos de bóvedas personalizados ilimitados.

Ventajas de los tipos de bóvedas

Los tipos de bóvedas permiten a los administradores de Passwork controlar quién puede crear bóvedas, asignar automáticamente administradores que no pueden ser eliminados y gestionar eficazmente los permisos de los creadores.

Control constante: Las nuevas bóvedas de un tipo específico incluyen automáticamente administradores no eliminables, asegurando un acceso continuo a los datos críticos y estándares de seguridad consistentes en todas las bóvedas del mismo tipo.
Flexibilidad de permisos: Puede permitir que los usuarios creen bóvedas mientras restringe ciertas acciones, como prohibirles invitar a otros usuarios.
Delegación: Los tipos de bóvedas permiten una distribución granular de permisos — por ejemplo, el director de TI puede gestionar las bóvedas de TI, mientras que el director de ventas supervisa las bóvedas del departamento de ventas.
Auditoría y análisis: Vea fácilmente todas las bóvedas del sistema, junto con sus tipos y usuarios asociados, y ajuste rápidamente los tipos de bóvedas según sea necesario.
Creación de bóvedas simplificada: No es necesario configurar los permisos desde cero cada vez.

Las bóvedas de todos los tipos admiten una estructura multinivel basada en carpetas, lo que permite a los administradores crear jerarquías con elementos anidados

Gestión de tipos de bóvedas

En la página Configuración de bóvedas, puede gestionar todos los tipos de bóvedas, ver su lista y configurar los permisos de acceso a acciones. El acceso a esta sección está controlado por permisos de rol individuales, asegurando que solo los usuarios autorizados puedan modificar configuraciones críticas.

Creación de tipos de bóvedas

Puede elegir entre los tipos de bóvedas básicos o crear sus propios tipos personalizados. Para configurar un tipo de bóveda personalizado, haga clic en Crear tipo de bóveda.

La ventana de creación de tipo de bóveda ofrece las siguientes opciones:

Nombre — especifique el nombre del tipo de bóveda.
Administradores — seleccione los usuarios que se añadirán automáticamente a todas las bóvedas de este tipo con permisos de administrador.
Acceso del creador — defina el nivel de acceso otorgado a los usuarios que crean bóvedas de este tipo. Por ejemplo, puede permitir que los empleados creen bóvedas sin permitirles invitar a otros usuarios.
Quién puede crear bóvedas — determine quién puede crear bóvedas de este tipo: usuarios específicos, grupos, roles o todos los usuarios.

Edición de tipos de bóvedas

Los usuarios con acceso a la pestaña Tipos de bóvedas pueden modificar los tipos de bóvedas renombrándolos, añadiendo o eliminando administradores y actualizando los permisos de creación de bóvedas. Para editar un tipo de bóveda, selecciónelo de la lista de todos los tipos y ajuste los campos necesarios.

Si se añade un usuario como administrador a un tipo de bóveda existente, debe confirmar la solicitud para otorgarle acceso a las bóvedas correspondientes.

Importante: Cuando elimina un administrador de un tipo de bóveda, este mantiene su acceso a todas las bóvedas existentes de ese tipo. Sin embargo, puede eliminarlo de las bóvedas individuales o cambiar sus permisos.

Eliminación de tipos de bóvedas

Para eliminar un tipo de bóveda, seleccione uno o más tipos en la pestaña Tipos de bóvedas y haga clic en Eliminar en el menú desplegable en la parte superior de la lista.

Importante: El tipo de bóveda no puede eliminarse si existe al menos una bóveda de ese tipo.

Auditoría y cambio de tipo de bóveda

En la pestaña Todas las bóvedas, puede ver todas las bóvedas junto con sus tipos, listas de usuarios y administradores. Además, puede cambiar rápidamente el tipo de una bóveda — por ejemplo, cuando se reorganiza un departamento o se crea un nuevo proyecto.

Tiene la opción de filtrar las bóvedas por tipo o mostrar solo aquellas a las que tiene acceso.

Configuración

La pestaña Configuración permite definir el nivel de acceso mínimo requerido para realizar acciones específicas dentro de los directorios, así como establecer el tamaño máximo de archivo para los adjuntos vinculados a contraseñas.

Migración desde versiones anteriores

Al migrar desde versiones anteriores, puede asignar un tipo de bóveda a las bóvedas importadas en la ventana de importación de bóvedas, siempre que elija la opción de importar al directorio raíz.

Al actualizar de Passwork 6 a la versión 7, el sistema convierte automáticamente las bóvedas existentes:

Las bóvedas privadas permanecen privadas y reciben el tipo Bóvedas de usuario. Sus permisos y derechos de acceso permanecen sin cambios.
Las bóvedas compartidas también reciben el tipo Bóvedas de usuario. Todos los usuarios y sus permisos se conservan.
Las bóvedas de organización se convierten al tipo de bóveda de empresa. Los administradores se restauran y se vuelven no eliminables, con la estructura de acceso conservada.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre los tipos de bóvedas y las bóvedas normales? Las bóvedas normales son contenedores para almacenar contraseñas. Los tipos de bóvedas son reglas y plantillas que definen cómo se crean y gestionan las bóvedas de un tipo específico.
¿Es obligatorio usar tipos de bóvedas? No, usar tipos de bóvedas personalizados no es obligatorio. Siempre tendrá acceso a los tipos básicos: bóvedas privadas para contraseñas personales y bóvedas compartidas para contraseñas que los usuarios comparten de forma independiente.

Para estructuras corporativas complejas y políticas de acceso, se recomienda crear tipos de bóvedas personalizados — esto garantiza el nivel de control necesario y el cumplimiento de los requisitos de seguridad

¿En qué se diferencian los administradores corporativos de los normales? Los administradores corporativos son usuarios que reciben automáticamente derechos de administrador en todas las bóvedas de un tipo específico. Asignar administradores corporativos garantiza un control permanente sobre los datos críticos.

Características clave: los administradores se añaden a las bóvedas automáticamente en el momento de la creación, no pueden ser eliminados ni tener su nivel de acceso degradado, y los cambios en el tipo de bóveda se aplican a todas las bóvedas de ese tipo.

¿Puedo cambiar los administradores en un tipo existente? Sí, puede modificar la lista de administradores en la configuración del tipo de bóveda. Al añadir un nuevo usuario, el sistema crea automáticamente solicitudes para añadir al nuevo administrador a todas las bóvedas existentes de ese tipo.

Para eliminar un usuario de los administradores corporativos, elimínelo de la lista de administradores del tipo de bóveda y, si es necesario, de todas las bóvedas de ese tipo. Mientras un administrador esté especificado en el tipo de bóveda, no puede ser eliminado de las bóvedas individuales.

¿Cómo restrinjo quién puede crear bóvedas de un tipo específico? Al crear o editar un tipo de bóveda, vaya a Quién puede crear bóvedas y elija una de las opciones: Todos los usuarios — cualquier usuario puede crear una bóveda de este tipo, o acceso limitado — solo usuarios, roles o grupos seleccionados.
¿Puedo cambiar el tipo de una bóveda existente? Sí, puede cambiar el tipo de una bóveda existente, pero solo si tiene derechos de administrador en esa bóveda. Al cambiar el tipo, los administradores corporativos del nuevo tipo se añaden automáticamente a la bóveda, se aplican las nuevas reglas de acceso y se crean solicitudes de conexión de usuarios.
¿Por qué no puedo eliminar ciertos administradores de una bóveda? Si no puede eliminar administradores de una bóveda, son administradores corporativos. Los administradores corporativos solo pueden ser eliminados cambiando la configuración del tipo de bóveda correspondiente (requiere derechos de administrador).

Casos de uso básicos

Prohibir la creación de bóvedas privadas

Tarea: Impedir que los empleados creen bóvedas privadas.
Solución: En Configuración de bóvedas, abra el tipo Bóvedas de usuario. En Quién puede crear bóvedas, elimine a todos los usuarios o deje solo a aquellos que necesiten conservar este derecho.

Bóvedas con administradores obligatorios

Tarea: Todas las bóvedas creadas por usuarios deben incluir administradores corporativos.
Solución: En Configuración de bóvedas, cree uno o más nuevos tipos de bóvedas. En la sección Administradores, añada los usuarios requeridos (administradores corporativos) — estos se añadirán automáticamente a todas las bóvedas de este tipo con derechos que no pueden ser cambiados ni revocados. Prohíba la creación de otros tipos de bóvedas.

Creación de bóvedas privadas sin derechos de invitación de usuarios

Tarea: Permitir que los usuarios creen sus propias bóvedas pero prohibir invitar a otros usuarios.
Solución: En Configuración de bóvedas, cree un nuevo tipo con nivel de acceso completo para el creador — este nivel prohíbe añadir a otros usuarios.

Delegación de responsabilidades administrativas

Tarea: Configurar el sistema para que diferentes departamentos o proyectos tengan sus propios administradores.
Solución: En Configuración de bóvedas, cree tipos separados para cada departamento y añada los roles correspondientes.

Limitar la gestión de bóvedas

Tarea: Impedir que los administradores vean la lista de todas las bóvedas, gestionen los tipos de bóvedas y la configuración de niveles de acceso.
Solución: En la configuración de roles, abra el rol de Administrador. En la sección Bóvedas, deshabilite los permisos necesarios — puede restringir el acceso a la sección con la lista de todas las bóvedas o a toda la página de Configuración de bóvedas.

Conclusión: Control de datos y eficiencia

Los tipos de bóvedas abordan un desafío clave para las empresas en crecimiento: controlar el acceso a los datos sin sobrecargar al departamento de TI. Los administradores obtienen automáticamente acceso a las nuevas bóvedas de su tipo, mientras que los jefes de departamento pueden gestionar los datos de forma independiente. Passwork escala con su organización, asegurando que los datos permanezcan seguros, los procesos estén automatizados y los empleados puedan trabajar eficientemente.

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