Passwork 7.7: Modo offline seguro em desktop e móveis

Passwork 7.7: acesso offline em desktop e telemóvel, e novos guias de integração

A versão mais recente do Passwork centra-se num problema com que todas as equipas distribuídas acabam por se deparar: o que acontece ao acesso às palavras-passe quando a ligação falha. O Passwork 7.7 adiciona o modo offline seguro às aplicações de desktop e móveis, mantendo os administradores com controlo total sobre o que fica em cache no dispositivo.

Novidades da versão 7.7

Modo offline. Permite consultar palavras-passe em desktop e telemóvel sem ligação ativa ao servidor. Uma ativação voluntária em dois passos mantém a colocação em cache deliberada: nada é guardado num dispositivo, a menos que o utilizador o marque e o ative nesse dispositivo.
Só de leitura por conceção. Os registos offline podem ser consultados, mas não editados. Qualquer alteração continua a exigir uma ligação ativa.
Supervisão total pelos administradores. As permissões baseadas em funções controlam quem tem acesso offline, durante quanto tempo um dispositivo pode permanecer sem sincronizar e quantos registos pode conter.
Registo de auditoria completo. Cada transferência e ação offline é sincronizada com o registo de atividade e com o painel de segurança quando o dispositivo volta a ligar-se.
Expiração automática da cache. Os registos desaparecem do dispositivo por si próprios se este não sincronizar dentro do prazo definido pelo administrador.
Controlo de anexos de ficheiros. Os administradores podem agora desativar os anexos de ficheiros nos registos em toda a organização.
Bloqueio de pedidos durante a atualização. O sistema passa a reter os pedidos de utilizadores recebidos enquanto uma atualização está a ser aplicada, evitando conflitos a meio da implementação.
Melhorias na aplicação móvel. Acrescenta o bloqueio de capturas e gravações de ecrã ao nível da organização e a pesquisa entre pastas, a par da nova capacidade offline.
Novos guias de integração. Cinco percursos por função (utilizadores, gestores, administradores de TI, DevOps e especialistas em segurança) que abrangem configuração, integrações e listas de verificação de conformidade.

Acesso offline seguro em aplicações de desktop e móveis

Os utilizadores podem agora abrir registos de palavras-passe mesmo quando o dispositivo não tem ligação ao servidor. Para isso são necessários dois passos deliberados, pelo que nada fica num dispositivo por acidente.

Primeiro, o utilizador marca um registo específico com o ícone offline , disponível tanto no cartão de informações da palavra-passe como na lista geral de palavras-passe. Isto adiciona os registos selecionados a uma lista sincronizada, visível em todos os dispositivos desse utilizador no separador Offline do painel de navegação. Neste momento, ainda nada é transferido nem fica disponível offline.

Segundo, no dispositivo, o utilizador abre o separador Offline na aplicação de desktop ou móvel e seleciona Ativar neste dispositivo. Só então o Passwork transfere os registos cifrados para uma cache local nesse dispositivo específico.

Ao abrir a aplicação de desktop ou móvel sem ligação à Internet, só estão disponíveis os registos previamente guardados para acesso offline. Se o servidor ficar inacessível a meio de uma sessão, a aplicação oferece três opções:

Terminar sessão na aplicação de desktop ou móvel
Tentar novamente a ligação ao servidor
Mudar para o modo offline para consultar apenas os registos em cache

Quando a conectividade é restabelecida, o Passwork sincroniza a cache e envia para o servidor um log de cada visualização offline.

Controlos de administração, visibilidade e acompanhamento de riscos

O acesso offline é regido ao nível da função e não funciona sem controlo. Os administradores mantêm controlo total sobre quem o utiliza e sobre a forma como é monitorizado.

Permissões baseadas em funções

Os administradores decidem que funções podem utilizar o acesso offline, durante quanto tempo um dispositivo pode ficar sem sincronizar antes de a cache ser apagada e quantos registos um único dispositivo pode conter.

Registo de auditoria completo

Cada transferência offline aparece no registo de eventos e no painel de segurança. Todas as ações realizadas em registos offline refletem-se também no registo de atividade assim que o dispositivo sincroniza, tal como acontece com qualquer outra palavra-passe. Assim, as equipas de segurança dispõem, sobre o acesso offline, do mesmo nível de supervisão que já têm sobre a atividade online.

Visibilidade ao nível do dispositivo

Os administradores podem ver quem colocou um registo em cache, em que dispositivo e quando esse dispositivo sincronizou pela última vez. A janela de acesso de uma pasta ou de um cofre mostra também o nome do utilizador e do dispositivo, pelo que os administradores podem rastrear a atividade offline até ao dispositivo concreto sem sair da vista de permissões.

Acompanhamento da exposição

O painel de segurança do Passwork trata um registo offline como uma potencial exposição a partir do momento em que fica numa cache local, quer o utilizador o abra ou não. Segue-se a mesma lógica já aplicada aos registos consultados.

Política de desativação por predefinição

Após a atualização para a versão 7.7, a funcionalidade fica ativada por predefinição apenas para as funções Proprietário e Administrador. Todos os restantes começam com a funcionalidade desativada.

Aspetos essenciais do modo offline

Onde funciona. Os registos podem ser marcados para acesso offline a partir de qualquer aplicação e cliente web, mas a sua consulta offline só está disponível nas aplicações móveis e de desktop. Tem de ser ativado separadamente em cada dispositivo.
Que dados estão disponíveis. Sem ligação, os utilizadores só podem consultar as palavras-passe que já adicionaram à lista offline e sincronizaram previamente.
Expiração automática. Se um dispositivo não sincronizar dentro do prazo definido pelo administrador, os registos em cache são apagados automaticamente.
Definições por função. Os administradores definem as regras para os utilizadores: quantos registos podem ser guardados por dispositivo e durante quanto tempo permanecem válidos sem sincronização.
Controlo administrativo. Os administradores decidem que funções podem, de todo, utilizar o acesso offline e podem desativá-lo por completo para funções específicas. Cada registo em cache permanece visível no registo de atividade e nas janelas de acesso, indicando que utilizador o colocou em cache, em que dispositivo e quando foi a última sincronização.
Monitorização da atividade. Quando um dispositivo volta a ligar-se, todas as ações realizadas offline são sincronizadas com o registo de atividade e surgem a par do histórico habitual do registo, o que dá aos administradores visibilidade total, tal como em qualquer atividade online.

Limitações do modo offline

Só de leitura. No modo offline, os registos só podem ser consultados. Criar, editar ou eliminar uma palavra-passe exige ligação ao servidor.
Revogação. A revogação do acesso a um registo não apaga a cópia local de imediato: a alteração só produz efeito quando o dispositivo volta a ficar online.
Disponibilidade por licença. O acesso offline só está disponível na licença avançada.

Controlo de anexos de ficheiros

Os administradores podem agora desativar os anexos de ficheiros nos registos em toda a organização. Depois de desativados, os utilizadores não podem adicionar ficheiros a nenhum registo de palavra-passe, independentemente da função ou das permissões do cofre. A definição encontra-se em Gestão de cofres → Definições → Geral.

Melhorias na pesquisa e na navegação

Os resultados de pesquisa incluem agora uma coluna URLs a par de uma coluna com o diretório principal das pastas, o que facilita identificar onde se encontram os itens sem os abrir. A barra de pesquisa ativa-se agora automaticamente assim que o utilizador começa a escrever. Foi também removida a divisão das consultas de pesquisa em subcadeias de texto, pelo que os resultados correspondem agora com maior precisão à intenção do utilizador.

Aplicações de desktop e móveis

Tanto as aplicações de desktop como as móveis incluem agora a implementação do acesso offline descrita acima. A aplicação móvel recebe ainda outras melhorias: controlos ao nível da organização para bloquear capturas de ecrã e gravação de ecrã (Definições do sistema → Extensões do navegador e aplicações móveis) e pesquisa entre pastas, e não apenas em registos individuais. Foi também adicionado o suporte para a transferência do pacote MSI na aplicação de desktop.

Novo: Guias de integração

Em simultâneo com a versão, foi publicada uma secção completa de integração estruturada em torno de cinco funções: utilizadores, gestores de departamento, administradores de TI, engenheiros de DevOps e especialistas em segurança. Cada guia abrange exatamente o que uma pessoa nessa função precisa de configurar no primeiro dia, sem pressupor familiaridade prévia com o produto.

Os administradores que implementam o Passwork em toda a organização dispõem de um guia prático que abrange a integração com LDAP e SSO, a estrutura de cofres e o aprovisionamento de utilizadores em massa. As equipas de DevOps dispõem de um percurso separado para a utilização da CLI e do SDK, contas de serviço e injeção de segredos em pipelines de CI/CD. Os responsáveis pela segurança e pela conformidade podem percorrer listas de verificação alinhadas com a ISO 27001, o RGPD e o NIST.